Matchmaking-Workshop Review: Mit diesen 4 Learnings wird’s zum Erfolg!

Erfolgreiches Matchmaking auf Business-Events braucht eine Dramaturgie und einen Spannungsbogen. Bei unserem Workshop im Dezember haben die Teilnehmer großartige Ideen entwickelt!

Am 4. Dezember trafen sich rund 150 Event Professionals in Ingelheim zur TechXperience 2018. Converve war einer der Partner und Workshop-Anbieter, und so konnten wir eine interessierte Gruppe von Event-Designern bei unserem Workshop “Entwicklung kreativer Matchmaking-Formate für Events, Messen und Kongresse” begrüßen.

Dabei kamen im Austausch miteinander einige spannende Aspekte auf den Tisch, denen Eventmanager immer wieder begegnen – oder die sie sich für das Matchmaking auf ihren Events wünschen. Grund genug für uns, einen Review des Workshops hier auf unserem Blog zu veröffentlichen.

Erstes Learning: Erfolgreiches Marketing für Matchmaking braucht eine Dramaturgie

Timing ist alles beim Matchmaking. Damit Matchmaking auf einem Event seine volle Wirkung erzielt, braucht es einen Spannungsbogen. Der beginnt mit der Registrierung für die Veranstaltung und deckt von der ersten Info (“Es wird Matchmaking geben”, ca. 8 Wochen vor dem Event) über einen Countdown (ca. 6 Wochen vor dem Event), den eigentlichen Launch des Matchmaking (ca. 4 Wochen vorher), einen Reminder (ca. 2 Wochen vorher), eine letzte Erinnerung (ca. 2 Tage vor dem Event) bis zum Event selber die wichtigsten Meilensteine ab.

Aber auch die Nachbereitung ist wichtig: Durch Matchmaking können auch nach der Messe noch wertvolle Kontakte geknüpft oder intensiviert werden – der Austausch wird also über den physischen Event hinaus verlängert.

Zweites Learning: Wer darf eigentlich mit wem?

Eine Befürchtung vieler B2B-Veranstalter ist, dass über das Matchmaking “Trittbrettfahrer” an Bord kommen, also potenzielle Aussteller, die so die Kosten für einen Stand umgehen und direkt Besucherkontakte knüpfen wollen.

Es kommt also auch auf ein “Casting” der Matchmaking-Teilnehmer an. Ein Prozess muss her, wie die Teilnehmer am Matchmaking selektiert werden. So könnte Matchmaking nur für diejenigen angeboten werden, die z.B. eine Art Bewerbung hochladen oder sich in anderer Weise persönlich für eine gelungene Veranstaltung einsetzen. Das kann zwar aufwändiger sein, aber dadurch wird eine hohe Qualität sichergestellt.

Was gar nicht geht, ist, dass VIP-Besucher mit Kontaktanfragen zugespammt werden. Das Casting muss also in der Lage sein, Machtstrukturen im Unternehmen zu berücksichtigen, so dass sich die Teilnehmer auf einer “Machtebene” begegnen können.

Drittes Learning: Monetarisierung von Anfang an berücksichtigen

Um die Diskussion besonders in diesem Bereich anzutriggern, stellten wir die steile These auf, dass Messe-Aussteller bereit sind, mehr Geld für eine Teilnahme auszugeben, wenn effizientes B2B Matchmaking angeboten wird. Im Zweifelsfall sogar ohne eigenen Messestand!

Das ist natürlich eine Denkweise, die vielen Messe-Managern noch fremd ist, erzielen sie doch immer noch den weitaus größten Teil ihrer Einnahmen durch die Vermietung von Quadratmetern.

Event-Designer diskutieren in Ingelheim gelungenes Matchmaking auf B2B-Veranstaltungen

Aber im Rahmen der Gruppendiskussionen kamen dann doch viele Vorschläge, wie Matchmaking zur Monetarisierung beitragen kann. Z.B. können Aussteller pro gemachtem Lead/Match bezahlen, es könnten Einstiegsmodelle angeboten werden (Teilnahme im Matchmaking-Areal statt eigenem Stand), Matchmaking-Tische könnten gesponsert werden, Suchergebnisse beim Matchmaking für Teilnehmern könnten mit Anzeigen monetarisiert werden.

In jedem Fall ist es wichtig, dass sich Veranstalter von B2B-Events darüber Gedanken machen, wie der Matchmaking-Service zum Geschäftsmodell wird.

Viertes Learning: Warum nicht mal Gamification ausprobieren?

Die Kommunikation mit Teilnehmern vor einem Event muss gut geplant sein, damit Matchmaking gelingt. Dabei steht ein optimales Kundenerlebnis im Mittelpunkt: Einfacher Austausch von Kontaktdaten, hohe Qualität der Treffen und eine bessere Planung des Event-Besuchs sind die Aspekte, die für Teilnehmer von Interesse sind.

Damit das Ganze aber auch Spaß macht, kamen einige Teilnehmer unseres Workshops auf die Idee, Gamification-Elemente einzubauen: Wer schafft die meisten Qualitäts-Termine? Wer trägt insgesamt am meisten zum Event bei, indem sie/er weiterführende Links oder Informationen streut, besonders aktiv auf Social Media ist etc.

Fazit

Für uns von Converve war es super spannend, im direkten Austausch mit Veranstaltern die Aspekte von erfolgreichem Matchmaking in diesem Workshop zu betrachten. Die einhellige Meinung der Teilnehmer war, dass Matchmaking durchaus arbeitsintensiv ist. Dieser Aufwand sich aber dennoch lohnt, weil damit alle Beteiligten an einem B2B-Event effizienter arbeiten, bessere Ergebnisse erzielen und ihre Ausgaben viel besser rechtfertigen können. Mancher Event-Organiser schafft deshalb eigens dafür neue Arbeitsstellen, wie den „Match-Making Manager“.

Übrigens: In diesem Beitrag haben wir 18 Erfolgsfaktoren für gelungenes Matchmaking auf B2B-Events zusammengefasst.