Mehr Produktivität im Team mit Podio

Um die Zusammenarbeit im Event-Team zu managen, reichen E-Mail und Excel heute nicht mehr aus. Bei Converve nutzen wir das Tool Podio – warum und wie?

Es gibt viele Möglichkeiten, die Kommunikation in Veranstalter-Teams zu organisieren. E-Mail ist noch lange nicht tot, manche Unternehmen setzen vermehrt auf Messenger-Dienste wie z.B. WhatsApp.

Aber E-Mail und Messenger-Dienste haben klare Nachteile:

• unterschiedliche Versionen von Dokumenten sind im Umlauf
• wer nicht einkopiert ist, bekommt keine Infos
• die Inbox ist schwierig zu durchsuchen
• das Thema Datenschutz ist beim Einsatz von Messenger-Diensten in Unternehmen noch nicht eindeutig geklärt
• von dem nicht enden wollenden Fluss an E-Mails werden Veranstaltungsplaner regelrecht erschlagen und wichtige Information gehen verloren.

Es ist daher keine Überraschung, dass es eine Fülle an webbasierten Diensten gibt, mit denen die Kooperation im Event-Team besser organisiert werden kann. Angebote von Trello über Slack, 5PM, Basecamp, Yammer bis hin zu Evernote @Business werden immer häufiger auch bei der Planung von Veranstaltungen eingesetzt. Auch Mark Zuckerberg setzt auf dieses Thema und bietet mit Facebook Workplace neuerdings einen Social-Intranet-Dienst an. 

Für die interne Kommunikation und den Austausch mit unseren Kunden setzen wir bei Converve schon seit einiger Zeit die Online-Plattform Podio ein. Wir haben lange nach dem passenden Tool gesucht und sind mit Podio sehr glücklich.

Warum?

Erstens: Flexibilität durch Workspaces

Wenn wir Event Matchmaking-Services für unsere Kunden anbieten, dann hat jedes Projekt seine Eigenheiten. Natürlich gibt es Standards, aber die Integration in bestehende Systeme, die Projekt-Management-Strukturen auf Kundenseite oder der Projektumfang variieren doch oft. 

Mit Podio können wir für jedes Projekt einen eigenen Workspace einrichten. Dort sind genau die Funktionen enthalten, die wir für die jeweilige Aufgabe benötigen – und nicht mehr! So können auch Kunden, die noch nicht mit einem Projektmanagement-Tool gearbeitet haben, sehr einfach an die Online-Plattform herangeführt werden, und es braucht keine lange Einarbeitungszeit.

Auch für die Anforderungen von Veranstaltungs-Teams können passende Workspaces eingerichtet werden.

Zweitens: Alle Dokumente an einem Ort

Die zeitaufwändige Suche nach Version 13.5.6.7 eines bestimmten Dokuments entfällt komplett. Mit Podio haben unsere Kunden und wir jederzeit Zugriff auf die aktuellen Versionen von wichtigen Dokumenten, Artwork oder Bildern.  

Podio integriert nahtlos andere Filesharing- oder Kollaborations-Dienste wie Evernote, Dropbox oder Google Drive. Aber auch mit der guten, alten E-Mail arbeitet das System nahtlos zusammen, denn man kann ganz einfach per E-Mail Dokumente hochladen, die dann wieder allen Projektbeteiligten zur Verfügung stehen. 

Drittens: Einfach zu bedienendes Social Intranet

Kommunikation, Chats und Kommentare sind im Event-Projektmanagement unverzichtbar. Podio bietet all diese Funktionen in einem aufgeräumten, übersichtlichen Design. So sind immer alle Projektmitarbeiter und Kunden auf dem neuesten Stand und können sich über Entwürfe austauschen.

Selbst diejenigen, die (noch) auf E-Mail schwören, werden bedient: Man wird per E-Mail über Neuigkeiten informiert, auch wenn man gerade nicht in Podio angemeldet ist.

In den persönlichen Profilen kann man darüber hinaus auch die persönlichen Social Media Profile hinterlegen, so dass man auch auf diesem Wege vernetzt bleibt.

Viertens: Erweiterbarkeit durch Apps

Podio bietet einen eigenen Marketplace für Apps an. So kann man beliebige Applikationen zu den Workspaces hinzufügen, wenn man einmal eine besondere Aufgabenstellung hat. Das Spektrum reicht dabei von Gantt-Diagrammen (Darstellung von Projektschritten im Zeitablauf) über Zeitplanungs-Tools, Backup-Apps bis hin zur Integration von Google Maps. Das ist ein ganz spannendes Feature, wenn man Podio auch für die Planung von Event-Locations einsetzt. 

Wenn tatsächlich einmal nicht das Gesuchte dabei sein sollte, kann man ohne großen Aufwand eigene Apps erstellen. Das haben wir zum Beispiel bei unserem Workspace “Converve Online Marketing” gemacht, um unsere Personas und die Content-Planung in Podio abbilden zu können.

Fünftens: Funktioniert auf allen Plattformen, Online und Mobile

Ein Projektmanagement-Tool muss heute in der Lage sein, sowohl auf Windows und macOS zu funktionieren. Man muss es aber auch ermöglichen, jederzeit von einem mobilen Gerät aus auf die wichtigsten Funktionen zugreifen zu können – Veranstaltungsplaner sind schließlich oft unterwegs und erwarten, dass sie über ihr Smartphone auf dem Laufenden bleiben können.

Bei Podio funktioniert das einwandfrei, und weil die mobile App so übersichtlich gestaltet ist, kann man auch von unterwegs aus mit Spaß im Team zusammenarbeiten – man hat sein Großraumbüro jederzeit in der Tasche dabei!

Fazit

Wir lieben Podio! Die Mischung aus Flexibilität, Sicherheit und nicht zuletzt das Preis-/Leistungsverhältnis haben Podio für Converve zu einem wichtigen Tool in der Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Freelancern gemacht.

Das Unternehmen, ein etabliertes Startup aus Dänemark (2012 wurde Podio von Citrix übernommen), macht sich ständig Gedanken, wie die Zusammenarbeit in Teams erleichtert werden kann und kann locker mit Lösungen von Anbietern wie Salesforce oder SAP mithalten.