Kristallkugel mit zwei Händen

Neue Event-Formate – und was sie fürs Business Networking bedeuten

Es ist heute viel die Rede von partizipativen Event-Formaten und Meeting-Design. Ohne interaktive Elemente kommen auch B2B Events kaum noch aus. Wie wirkt sich dieser Trend auf Business Networking aus?

(Aktualisiert 18. Juli 2018)

Seit geraumer Zeit beschäftigen sich mehr und mehr Eventmanager mit dem Thema “Meeting Design”. Eine klare Definition, was Meeting Design genau bedeutet, steht noch aus. In jedem Fall geht es darum, Meetings, Konferenzen oder Events so zu gestalten, dass sie klar vorgegebene Ziele erreichen und sich an den Bedürfnissen der Zielgruppen ausrichten. 

Auch im B2B Bereich ist es wichtig, sich mit den Trends im Meeting Design vertraut zu machen und zu überlegen, inwieweit die Kontaktanbahnung zwischen Anbietern und Nachfragern mit den Techniken des Meeting Designs verbessert werden kann. 

Das German Convention Bureau hat gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut und weiteren Partnern ein interessantes, groß angelegtes Projekt gestartet. Es beschäftigt sich damit, wie der Future Meeting Space aussehen kann. Hier versucht man, die Einflüsse von Technologie auf die Gestaltung von Events zu erforschen.

Ausgehend von verschiedenen gesellschaftlichen und technologischen Trends, die Meetings beeinflussen werden, hat das Forscher-Team 6 Szenarien entwickelt, wie Events in der Zukunft aussehen werden.

Wo ist der Platz für Business Networking und Matchmaking in diesen Szenarien? Schauen wir uns doch mal an, welche Eventformate das GCB für wahrscheinlich hält. 

Interaktives Forum

“Eine Veranstaltung mit 50 bis 200 Gästen startet mit einem gemeinsamen frontalen Vortrag, danach werden einzelne Themengebiete in Kleingruppen bearbeitet. Die Interaktion der Teilnehmenden steht im Vordergrund.” Dies ist ein Szenario, wie wir es bereits heute auf vielen Konferenzen erleben. Es kann z.B. auch eine Kombination aus Impuls-Vorträgen mit Table-Sessions sein, wo die Diskussion in Kleingruppen an runden Tischen stattfindet.

Mit Hilfe von gezieltem, software-gestütztem Matchmaking können Veranstaltungen dieser Form effizient vorbereitet werden, denn so finden sich bereits vor der Veranstaltung Kombinationen, die für beide Seiten Sinn machen.

Räumlich verteilter Kongress

“Mehrere regionale Veranstaltungen finden an mehreren Standorten gleichzeitig und gleichberechtigt statt. Eine Übertragung und somit auch Kommunikation ist gewährleistet. Dieses Szenario punktet vor allem mit Zeiteffizienz, Sicherheit und Erlebniskreation.”

Auch dafür gibt es Beispiele, u.a. die FRESH Conference, ein Event, der sich an Meetingplaner richtet. Es liegt auf der Hand, dass dieses Format zu Einsparungen an Reise- und Hotelkosten führt. Die besonderen Anforderungen den/die Moderator/in eines solchen räumlich verteilten Kongresses beschreibt Roy Sheppard hier im Video: 

Für viele Teilnehmer gehört das Business Networking zu den wichtigsten Zielen einer Veranstaltung. Am jeweiligen regionalen Standort ist das sicher gut zu lösen, allerdings müssen sich Veranstalter von räumlich verteilten Kongressen ein gutes Konzept überlegen, wie auch Standort-übergreifendes Networking gewährleistet werden kann. Technologie kann dabei natürlich helfen.

Co-Working Kongress

“Eine mehrtägige Veranstaltung gibt genug Raum und Zeit, um ein nachhaltiges Netzwerk aufzubauen, zu pflegen und trotzdem notwendige Arbeiten des Berufsalltags zu erledigen. Kurzfristigkeit und Zeiteffizienz machen den Reiz dieses Szenarios aus.”

Kurz: Man tagt und arbeitet gemeinsam (oder getrennt voneinander) an einem Ort. Das klingt wie der Idealfall für Business Networking und Matchmaking, denn wo lernt man potenzielle Business-Partner schon so intensiv kennen? In der Form von Barcamps findet das auch heute schon statt, und das nicht nur zu IT-Themen, sondern zu diversen Dingen von Human Resources bis zur Blood Sugar Lounge / Diabetes Barcamp Frankfurt!

Analog total

“Die analoge Veranstaltung findet bewusst an einem abgeschiedenen Ort statt. Ziel ist die Fokussierung auf die Inhalte, die Anbindung an die Außenwelt spielt keine Rolle. Ein Szenario, das vor allem die Anforderungen an Sicherheit und Erlebnis abdeckt.”

Jeder Trend erzeugt seinen Gegentrend, und so kann dieses Event-Format als die Fortführung von Klausurtagungen im digitalen Zeitalter gelten. Sicher ein interessantes Format, das aber wohl eher für bereits bestehende Communitys (z.B. Business-Clubs, Führungsteams) umgesetzt werden wird. 

Hybride Veranstaltung 

“Eine reale Veranstaltung wird zusätzlich in den virtuellen Raum verlegt. Die Existenz einer virtuellen Parallelwelt ermöglicht es den Teilnehmenden, sowohl physisch als auch digital anwesend zu sein. Das Szenario ist deshalb besonders zeiteffizient und erlebnisreich.”

Das ist genau der Ansatzpunkt von Business Matchmaking-Angeboten, wie sie auch Converve anbietet. Mittels definierter Parameter und Interessen finde ich sowohl in der virtuellen als auch in der realen Welt passende Business-Kontakte. 

Virtual Goes Real

“Eine ausschließlich in sozialen Medien existierende Community trifft sich außerhalb der Netzwerke, um persönlich und direkt in Kontakt zu treten. Ein Szenario, das Interaktionselemente mit Kurzfristigkeit und Erlebniswerten vereint.”

Was aus solch einem Konzept werden kann, sieht man am Bespiel der Online Marketing Rockstars in Hamburg: Ein Festival, das aus einer Online-Community heraus entstanden ist und mittlerweile über 40.000 Besucher jährlich nach Hamburg zieht. Das Matchmaking erfolgt bei diesem Event-Format in der Online-Welt – aber die realen Treffen vertiefen die Kontakte und Beziehungen!

Fazit

Event-Formate werden künftig noch wesentlich stärker auf Interaktion als auf Information setzen. Informationen sind überall und jederzeit zugänglich, während Interaktion und Networking die Paradedisziplinen von Veranstaltungen sind. 

Wenn es Ihr Job ist, Anbieter und Nachfrager auf Veranstaltungen zusammenzuführen, dann helfen Projekte wie Future Meeting Space dabei, Trends und relevante Entwicklungen im Blick zu behalten. Aber auch mit einfachen Mitteln lassen sich interaktive Eventformate umsetzen, wie Katrin Taepke hier beschreibt.