Zeitmanagement: E-Mail-Tipps für Messe- und Event-Planer

Wenn Sie im Event- oder Marketing-Bereich arbeiten, kennen Sie das gut: Ihr Rechner “plingt” lustig vor sich hin: Schwupps, da hat die E-Mail Flut Sie schon wieder eingeholt. Da kann man nix machen? Oh, doch!

Bereits seit langer Zeit wird der Tod der E-Mail vorausgesagt. Bis jetzt merke ich davon aber noch nichts! Im Gegenteil – der Zombie namens E-Mail hält sich immer noch wacker auf den Beinen.

Es hat ja auch seine positiven Seiten. Die E-Mail ist nicht nur für Event-, Kongress- und Messe-Manager eines der effektivsten Marketing-Tools, trotz aller Tendenzen hin zu sozialen Netzen und anderen Online-Plattformen.

Ein gut gepflegter Newsletter-Verteiler ist unverzichtbar für die Teilnehmerakquisition – direkt und persönlich in der Ansprache, stark in der Conversion. Kongressmanager wissen, dass nach dem Versand eines Newsletters die Registrierungen jedes Mal anziehen.

Wir lieben und hassen sie, die gute alte E-Mail…

Leider droht man selbst immer mal wieder in der E-Mail Flut zu versinken. Und es ist keine Besserung in Sicht: Die Radicati Group aus Palo Alto schätzt das Aufkommen von Business-E-Mails weltweit auf mehr als 112 Mrd. PRO TAG, mit einem prognostizierten jährlichen Wachstum von ca. 3% bis zum Jahr 2019!

Was können Sie also machen, um sich besser zu organisieren und dem Zeitfresser die Stirn zu bieten?

E-Mails schreiben ist nicht Arbeiten

Einige Menschen glauben, dass sie vieles geschafft haben, wenn sie z.B. 30 Emails am Tag verschickt haben. Dem ist aber nicht so! Für viele Arbeitsvorgänge ist E-Mail nicht das geeignete Medium. Im Gegenteil: E-Mail Kommunikation ist oft mit Missverständnissen verbunden. Der Telegrammstil führt zu Fehlern, Vorgänge dauern länger und die Produktivität sinkt. 

Bevor Sie also das nächste Mal eine E-Mail schreiben, überlegen Sie, ob ein Telefonat nicht effizienter und produktiver ist. Das gilt besonders für kreative Prozesse, wie sie bei Event- und Marketing-Managern an der Tagesordnung sind.

Zeitmanagement heisst: Agieren statt Reagieren

Lassen Sie sich nicht von E-Mails treiben! Als Sklave Ihres Postfachs verlieren Sie den Blick auf die Prioritäten.

Nehmen Sie sich bewusst morgens als erstes eine E-Mail-freie Zeit, in der Sie die To Dos für den Tag aufschreiben. Schalten Sie auch die automatische Mailbenachrichtigungen aus und planen Sie feste Zeitpunkte, um Ihre Mailbox proaktiv zu checken. So bleiben Sie am Ruder und verlieren sich nicht in der E-Mail Flut. 

Was sind Ihre Kernaufgaben?

Die sollten Sie sich immer vor Augen halten und diejenigen E-Mails, die nichts damit zu tun haben, entweder gar nicht oder nur mit geringerer Priorität bearbeiten. Hilfreich dabei ist es, entsprechende Ordner einzurichten, farblich zu kennzeichnen und Ihren Posteingang entsprechend zu verteilen, z.B. nach Projekten, Gewerken, Kundengruppen. 

Wir bei Converve nutzen Tools wie Podio („ building the right bridges between your inbox and your collaborative work platform”), die es uns erlauben, wichtige Mails aus unserer Inbox automatisiert und direkt mit Projektmitarbeitern und Kunden zu teilen und diese den richtigen Projekten und Aufgaben zuzuordnen – und das Ganze an einem Ort.

Prüfen Sie regelmässig Ihre Newsletter-Abos

Es sammelt sich einiges an mit der Zeit. Und tatsächlich gibt es eine ganze Menge an vorzüglichen E-Mail-Newslettern, die Ihnen dabei helfen, schnell auf der Höhe der Zeit bei verschiedenen Themen sein. 

Ich nenne nur mal den täglichen Newsletter der Online Marketing Rockstars oder den wirklich gut gemachten wöchentlichen Newsletter für Event Profis von Julius Solaris / Eventmanagerblog.

Von Zeit zu Zeit sollten Sie aber überprüfen, ob Sie all die Newsletter, für die Sie sich mal angemeldet haben noch regelmässig nutzen oder ob Sie einige davon abmelden können.

Vermeiden Sie CC-Terror!

Es bringt wenig, sich über die CC-Politik das Gefühl zu verschaffen, man habe Kollegen, das Projektteam und/oder Vorgesetzten über alles Wichtige in Kenntnis gesetzt. Kein(e) Vorgesetzte(r) oder Projektleiter(in) ist in der Lage, alle CC-E-Mails zu verfolgen, und das ist auch nicht ihr Job.Lesen Sie alle E-Mails, bei denen Sie auf CC gesetzt wurden?

Wichtige Informationen sollten über definierte Reports kommuniziert werden, z.B. über kommentierte Zusammenfassungen oder als Updates in einer Projektplanungs-Software, aber nicht über ellenlange E-Mail-Threads. 

Wann bietet sich E-Mail-Kommunikation an?

Bei aller Kritik über die E-Mail Flut und ihre negativen Auswirkungen: Es gibt viele Situationen, bei denen die elektronische Post eine wirklich gute Wahl ist.

Geht es mehr oder weniger um Standard-Vorgänge, ist E-Mail angebracht. Je einfacher ein Sachverhalt ist und je mehr es um die Sache statt um Personen geht, desto mehr spricht für E-Mail.

Im Umkehrschluss hilft die E-Mail nicht wirklich weiter, wenn

• Angelegenheiten zu klären sind, bei denen der Mensch, das Projektteam und dessen Zusammenspiel im Vordergrund steht,
• die komplex oder konfliktträchtig sind
• oder bei denen diskussionsbedürftige Entscheidungen zu treffen sind. 

Mit Routinen die E-Mail-Flut bekämpfen

Es mangelt in der Literatur nicht an Ratgebern zum Thema Zeitmanagement und den optimalen Umgang mit E-Mail. Trotzdem führt das hektische Tagesgeschäft oft dazu, dass am Ende das Postfach doch wieder überquillt. 

Genau wie beim beruflichen Umgang mit sozialen Medien hilft es sehr, dass Sie sich E-Mail-Routinen definieren. 

Dabei können diese Bücher helfen (die meisten davon gibt es auch für E-Reader):

• “You’ve Got (Too Much) Mail! 38 Do’s and Don’ts to Tame Your Inbox“
• “Never Check E-Mail In the Morning: And Other Unexpected Strategies for Making Your Work Life Work“
• Weick/Wagner: “Management by E-Mail“
• und natürlich der Klassiker von dem großartigen Prof. Lothar Seiwert “Zeitmanagement mit Outlook” in der Auflage von 2015

Damit gewinnen Sie auf jeden Fall den täglichen Kampf gegen die E-Mail Flut und für ein besseres Zeitmanagement!